Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, des BDSG und des TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz).

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn:

• dies zur Vertragserfüllung notwendig ist,
• eine Einwilligung vorliegt,
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Diese Website setzt keine einwilligungsbedürftigen Cookies ein und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Zur Erkennung von Unternehmen, die unsere Website besuchen, verarbeiten wir serverseitig die IP-Adresse; Einzelheiten und Ihr Widerspruchsrecht finden Sie in Ziffer 8. Für technisch notwendige Funktionen – etwa zum Betrieb des KI-Chatbots (siehe Ziffer 6) – kann lokaler Speicher (z. B. Session Storage) verwendet werden, der für die von Ihnen angeforderte Funktion erforderlich ist und gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung bedarf.

3. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, siehe Ziffer 13)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

4. Erfassung von Server-Logfiles

Unsere Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:

Die Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Hostinganbieter erhebt automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• IP-Adresse des Besuchers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem des Nutzers
• Referrer-URL

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Speicherung erfolgt aus Sicherheitsgründen (z. B. zur Aufklärung von Missbrauchsfällen) und wird nach maximal 8 Wochen automatisch gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Websitebetrieb).

5. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmen
• Interesse an (Auswahlfeld)
• Ihre Nachricht

Zweck der Verarbeitung: Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen greifen.

Dienstleister – Formspree: Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden über den Dienst Formspree (Formspree Inc., 340 Pine St., Suite 703, San Francisco, CA 94104, USA) verarbeitet und per E-Mail an uns weitergeleitet. Formspree speichert Formulardaten nur vorübergehend auf seinen Servern; eine dauerhafte Speicherung durch Formspree findet nicht statt. Mit Formspree besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Absicherung der Datenübermittlung in die USA siehe Ziffer 11. Weitere Informationen: formspree.io/legal/privacy-policy.

6. KI-Chatbot auf unserer Website

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chatbot an, über den Sie Fragen zu unseren Leistungen stellen können. Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig.

Verarbeitete Daten: die von Ihnen im Chat eingegebenen Inhalte (insbesondere Ihre Fragen sowie freiwillig mitgeteilte Angaben wie Name, Unternehmen oder E-Mail-Adresse) sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Zweck: Beantwortung Ihrer Anfragen sowie Bereitstellung und Funktionsfähigkeit der Chat-Funktion.

Der Chatbot wird technisch über eine von uns betriebene n8n-Instanz bereitgestellt; Hostinganbieter ist Hostinger, Serverstandort Deutschland. Die Antworten werden mit den Sprachmodellen von OpenAI (ChatGPT) erzeugt; Vertragspartner für den Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland. Mit beiden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen; sie wird auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) gestützt, ergänzend bzw. andernfalls auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Beantwortung von Anfragen); soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Chatverläufe werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Bitte geben Sie in den Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine vertraulichen Informationen Dritter ein.

7. Webanalyse mit Umami Analytics

Diese Website nutzt Umami Analytics, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst der Umami Software, Inc. (USA). Der Betrieb erfolgt für diese Website über Server innerhalb der Europäischen Union (EU-Region).

Umami Analytics arbeitet vollständig ohne Cookies und ist darauf ausgelegt, keine personenbezogenen Daten zu erheben. Es werden ausschließlich anonymisierte, aggregierte Statistiken erfasst, darunter:

• Anzahl der Seitenaufrufe und Besuche
• Verweildauer auf einzelnen Seiten
• verwendetes Endgerät und Betriebssystem (anonymisiert)
• Herkunftsland (auf Länderebene, keine Speicherung der IP-Adresse)
• Einstiegs- und Ausstiegsseiten

Eine Identifizierung einzelner Personen ist nicht vorgesehen. Da weder Cookies gesetzt noch personenbezogene Daten gespeichert werden, ist hierfür kein Cookie-Banner und keine Einwilligung erforderlich.

Soweit bei der Auslieferung des Analyse-Skripts überhaupt personenbezogene Daten (etwa die IP-Adresse während des Verbindungsaufbaus) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer datenschutzfreundlichen Reichweitenanalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine dauerhafte personenbezogene Speicherung findet nicht statt.

Weitere Informationen: umami.is/privacy.

8. Erkennung von Unternehmensbesuchen

Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen. Um zu erfahren, welche Unternehmen sich für unsere Angebote interessieren, setzen wir die selbst entwickelte und selbst betriebene Software „Besucherradar“ ein. Sie ordnet Websitebesuche – soweit möglich – dem Unternehmen zu, aus dessen Netzwerk der Besuch erfolgt. Einzelne Personen werden dabei nicht identifiziert, und wir führen keine personenbezogenen Nutzerprofile.

Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse
• Browserkennung (User-Agent), nur zur Unterscheidung von Besuchen und zum Ausfiltern automatisierter Zugriffe
• aufgerufene Seiten, Seitentitel, Zeitpunkt und Verweildauer
• Herkunftsseite (ohne Parameter) und Kampagnenparameter (utm_*)
• Klicks auf Kontaktwege (E-Mail, Telefon, Terminbuchung)

Funktionsweise:

• Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert (kein Local Storage, kein Fingerprinting).
• Besuche eines Tages werden serverseitig über einen täglich wechselnden, nicht umkehrbaren Hashwert zusammengefasst. Eine tagesübergreifende Wiedererkennung Ihres Browsers findet nicht statt.
• Zur Zuordnung gleichen wir die IP-Adresse mit öffentlich zugänglichen Registerdaten ab: den Netzwerk-Datenbanken der Internet-Registrierungsstellen (RIPE NCC, Amsterdam, bzw. die zuständige regionale Registry; dabei wird die IP-Adresse an deren RDAP-Dienst übermittelt), dem Reverse-DNS-Namen und einer frei verfügbaren Zuordnung von IP-Netzen zu Netzbetreibern. Gehört die IP-Adresse zu einem privaten Internetanschluss oder zum Mobilfunk, ist keine Zuordnung zu einem Unternehmen möglich. Auch diese Besuche erfassen wir für unsere Besucherstatistik (Anzahl der Besuche, aufgerufene Seiten); die IP-Adresse ist dabei bis zu ihrer Löschung nach 7 Tagen für uns einsehbar. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person nehmen wir nicht vor.
• Rufen Sie einen persönlich an Sie gerichteten Link aus einer unserer E-Mails auf, kann die Software die dabei genutzte IP-Adresse für höchstens 30 Tage Ihrem Unternehmen zuordnen.
• Zu erkannten Unternehmen ergänzen wir öffentlich verfügbare Firmenangaben aus deren Impressum und Website (Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Registereintrag, Vertretungsberechtigte, allgemeine Kontaktdaten, Unternehmensbeschreibung, Profile in sozialen Netzwerken sowie dort genannte Mitarbeiterzahlen und Umsätze) und aus der frei zugänglichen Datenbank Wikidata (z. B. Umsatz, Bilanzsumme, Mitarbeiterzahl). An Wikidata übermitteln wir dafür nur Firmenname und Domain, keine Daten über Sie.

Zweck: Auswertung der Besucherzahlen unserer Website, Erkennen von Geschäftsinteresse, Pflege unserer Kundenbeziehungen und gezielte, persönliche Kontaktaufnahme mit Unternehmen, z. B. per Telefon oder Brief. Wir versenden auf dieser Grundlage keine Werbe-E-Mails ohne Ihre vorherige Einwilligung.

Hosting und Empfänger: Die Software läuft auf einem von uns gemieteten Server der Hostinger International Ltd. mit Serverstandort in der Europäischen Union. Daten zu erkannten Unternehmen übertragen wir in unser CRM-System Odoo (Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien). Mit beiden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Für die Einordnung der Branche, eine Kurzbeschreibung des Unternehmens und die Vorbereitung unserer Kontaktaufnahme nutzen wir Sprachmodelle der OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland. Dabei übermitteln wir ausschließlich Unternehmensangaben (Firmenname, Domain, öffentlicher Websitetext, auf unserer Website aufgerufene Seiten), keine IP-Adressen. Auch mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; zur möglichen Verarbeitung in den USA siehe Ziffer 11.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen (Direktwerbung im Sinne von Erwägungsgrund 47 DSGVO). Die Verarbeitung ist auf die Unternehmensebene beschränkt, IP-Adressen werden nach kurzer Zeit gelöscht und es werden keine Daten auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Speicherdauer:

• IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht.
• Zuordnungen über persönliche Links (IP-Adresse → Unternehmen) werden nach höchstens 30 Tagen gelöscht.
• Besuchsdaten ohne IP-Adresse werden nach 13 Monaten gelöscht.
• Daten zu erkannten Unternehmen, die wir in unser CRM übernommen haben, speichern wir, solange die Geschäftsbeziehung bzw. das Interesse daran besteht oder bis Sie widersprechen.

Widerspruch (Art. 21 Abs. 2 DSGVO): Sie können der Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung jederzeit widersprechen, formlos per E-Mail an florian.robbe@robbe-consulting.de. Ihr Unternehmen wird dann dauerhaft von der Erkennung ausgeschlossen. Haben Sie in Ihrem Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“ aktiviert, werten wir dies als Widerspruch: Die Software erfasst Ihren Besuch dann gar nicht.

9. Eingesetzte Systeme und Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Zur Erbringung unserer Beratungs-, Schulungs- und Implementierungsleistungen sowie für interne Arbeitsprozesse setzen wir verschiedene digitale Systeme ein – darunter selbst gehostete Automatisierungswerkzeuge sowie in der Europäischen Union gehostete KI- und Sprachmodell-Dienste. Mit Dienstleistern, die hierbei personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz gelten für uns verbindlich folgende Grundsätze:

• Wir setzen vorrangig in der EU gehostete, DSGVO-konform betriebene KI-Systeme ein.
• Personenbezogene Kundendaten geben wir grundsätzlich nicht in öffentliche bzw. allgemein zugängliche KI-Dienste ein.
• Eingaben und Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Die inhaltliche Verantwortung und die abschließende Entscheidung verbleiben stets bei einem Menschen; KI-generierte Ergebnisse werden vor ihrer Verwendung fachlich geprüft.

Der Einsatz erfolgt unter Beachtung der DSGVO sowie der Anforderungen des EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689).

10. Schriftarten (Fonts)

Auf dieser Website werden keine externen Schriftarten (z. B. Google Fonts, Adobe Fonts) verwendet. Alle Schriftarten sind lokal eingebunden, sodass beim Seitenaufruf keine Verbindung zu Servern Dritter hergestellt und keine Daten an Drittanbieter übertragen werden.

11. Datenweitergabe und Drittstaatenübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten erfolgt ausschließlich in den folgenden, gesetzlich zulässigen Fällen:

Formspree Inc. (USA) – Verarbeitung von Kontaktformulardaten. Die Übermittlung in die USA wird auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) gestützt, sofern und solange Formspree Inc. unter dem Data Privacy Framework zertifiziert ist; ergänzend bzw. andernfalls auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Mit Formspree besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Umami Software, Inc. (USA) – Webanalyse. Die Verarbeitung für diese Website erfolgt auf Servern innerhalb der EU; der Dienst ist cookieless und speichert keine personenbezogenen Daten. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA findet nach Ausgestaltung des Dienstes nicht statt. Soweit dennoch personenbezogene Daten betroffen sein sollten, wird die Übermittlung – wie vorstehend beschrieben – auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln gestützt.

Für den KI-Chatbot (Ziffer 6) und die Erkennung von Unternehmensbesuchen (Ziffer 8) nutzen wir Sprachmodelle von OpenAI; Vertragspartner für den Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland. Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen; sie wird auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) gestützt, ergänzend bzw. andernfalls auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Bei der Erkennung von Unternehmensbesuchen werden ausschließlich Unternehmensangaben übermittelt, keine IP-Adressen. Zu unseren übrigen KI-gestützten Arbeitsprozessen siehe Ziffer 9.

Im Übrigen werden Daten ausschließlich an Dienstleister innerhalb der EU übermittelt, insbesondere an die Hostinganbieter IONOS und Hostinger sowie an Odoo S.A. (CRM-System, Ziffer 8).

12. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Erkennung von Unternehmensbesuchen gelten die in Ziffer 8 genannten Fristen (IP-Adressen 7 Tage, Besuchsdaten 13 Monate).

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO):

• Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (seit dem 01.01.2025; zuvor 10 Jahre)
• Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare: 10 Jahre

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unser Unternehmen ist:

14. Datensicherheit

Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Verbindung zu dieser Website erfolgt über eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar am „https://" in der Adresszeile sowie am Schloss-Symbol im Browser).

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen Änderungen oder geänderten gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Website.

Stand: Oktober 2026